Chính sách bảo mật

Viện Công Nghệ FIRST (“FIRST”, “chúng tôi”) tôn trọng quyền riêng tư của bạn. Chính sách bảo mật này giải thích chúng tôi thu thập dữ liệu cá nhân nào khi bạn sử dụng website, tài khoản thành viên và các dịch vụ của FIRST, dùng dữ liệu đó để làm gì, chia sẻ với ai, lưu trong bao lâu và bạn có những quyền gì. Chính sách này được xây dựng theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân và áp dụng cùng với Điều khoản sử dụng.

1. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Dữ liệu bạn cung cấp:

• Tài khoản và hồ sơ: họ tên, email, số điện thoại, mật khẩu (được mã hóa một chiều, chúng tôi không xem được), đơn vị công tác, chức danh, lĩnh vực quan tâm, ảnh đại diện.
• Đăng ký khóa học, sự kiện, chương trình: khóa học/sự kiện đã đăng ký, thông tin liên hệ trên các biểu mẫu đăng ký (kể cả khi chưa có tài khoản), ghi chú bạn gửi kèm.
• Học tập và chứng nhận: điểm danh, tỷ lệ tham dự, kết quả đánh giá, chứng nhận đã được cấp.
• Nội dung bạn gửi: bài nghiên cứu, tệp PDF, ảnh bìa, thông tin đồng tác giả, đề xuất dự án Sandbox, bình luận.
• Bản tin và liên lạc: email đăng ký nhận bản tin, nội dung bạn trao đổi với chúng tôi qua email, điện thoại hoặc biểu mẫu liên hệ.
• Câu hỏi gửi FIRST AI: nội dung câu hỏi bạn nhập vào trợ lý.

Dữ liệu thu thập tự động:

• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị, thời gian truy cập và nhật ký hệ thống. Với biểu mẫu đăng ký, bản tin và trợ lý AI, địa chỉ IP chỉ được lưu ở dạng mã hóa một chiều để chống thư rác và giới hạn tần suất.
• Tương tác với email: email bản tin và email chăm sóc học viên có thể chứa một ảnh rất nhỏ và liên kết theo dõi để biết email đã được mở hay liên kết đã được nhấp, giúp chúng tôi đo hiệu quả và không gửi nội dung không phù hợp.
• Cookie và bộ nhớ trình duyệt: xem mục 8.

FIRST không thu thập dữ liệu cá nhân nhạy cảm như số CCCD, thông tin sức khỏe hay sinh trắc học thông qua website. Vui lòng không gửi các thông tin này trong bài viết, biểu mẫu hoặc khi trò chuyện với FIRST AI.

Lịch sử trò chuyện và ghi nhớ của FIRST AI

Khi bạn đã đăng nhập, câu hỏi và câu trả lời của FIRST AI được lưu vào tài khoản để bạn xem lại và tiếp tục trên thiết bị khác. Lịch sử này tự động xóa sau 180 ngày.

Nếu bạn để bật tính năng ghi nhớ, mỗi đêm hệ thống dùng mô hình AI rút ra tối đa 12 ý ngắn từ các cuộc trò chuyện mới (ví dụ: công việc, mục tiêu học tập, chủ đề quan tâm, cách trình bày bạn thích) để FIRST AI gợi ý phù hợp hơn. Ghi nhớ không chứa mật khẩu, số tài khoản, giấy tờ tùy thân, số điện thoại, email hay thông tin nhạy cảm; hệ thống tự lọc bỏ các thông tin này.

Bạn có thể xem, xóa từng ý, xóa toàn bộ ghi nhớ, tắt ghi nhớ hoặc xóa lịch sử trò chuyện bất kỳ lúc nào tại Tài khoản → FIRST AI. Với khách chưa đăng nhập, FIRST không lưu lịch sử trò chuyện; câu trả lời cho các câu hỏi phổ biến có thể được lưu tạm tối đa 12 giờ mà không gắn với danh tính người hỏi.

2. Mục đích sử dụng dữ liệu

• Tạo và quản lý tài khoản, xác thực đăng nhập, cung cấp không gian thành viên;
• Xử lý đăng ký, gửi xác nhận, nhắc lịch, tài liệu và thông báo thay đổi của khóa học, sự kiện;
• Theo dõi kết quả học tập, cấp và xác thực chứng nhận;
• Duyệt, biên tập và công bố bài nghiên cứu, đề xuất dự án bạn gửi;
• Gửi bản tin, thông tin khóa học và sự kiện phù hợp với lĩnh vực bạn quan tâm (khi bạn đồng ý; bạn có thể hủy bất kỳ lúc nào);
• Trả lời câu hỏi, hỗ trợ và chăm sóc học viên;
• Bảo đảm an toàn hệ thống, phòng chống gian lận, thư rác và truy cập trái phép;
• Thống kê, cải thiện chất lượng chương trình và nền tảng;
• Thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật (ví dụ: kế toán, hóa đơn, yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền).

3. Cơ sở xử lý dữ liệu

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn dựa trên: (a) sự đồng ý của bạn, ví dụ khi bạn đăng ký tài khoản, nhận bản tin hoặc gửi biểu mẫu; (b) việc thực hiện dịch vụ hoặc thỏa thuận bạn đã đăng ký, ví dụ một khóa học; (c) nghĩa vụ pháp lý của FIRST; và (d) các trường hợp khác được pháp luật cho phép. Bạn có quyền rút lại sự đồng ý bất kỳ lúc nào; việc rút lại không ảnh hưởng đến các hoạt động xử lý đã thực hiện hợp pháp trước đó.

4. Chia sẻ dữ liệu

FIRST không bán và không cho thuê dữ liệu cá nhân của bạn. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu ở mức cần thiết với:

• Nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật thay mặt FIRST xử lý dữ liệu: lưu trữ máy chủ (hosting), gửi email, sao lưu. Họ chỉ được dùng dữ liệu để cung cấp dịch vụ cho FIRST và phải bảo mật dữ liệu.
• Nhà cung cấp mô hình AI (hiện là Anthropic – Claude) để xử lý câu hỏi bạn gửi cho FIRST AI và các tính năng tóm tắt, soạn thảo tự động. Khi bạn đã đăng nhập, FIRST AI có thể gửi kèm lĩnh vực quan tâm và khóa học bạn đang theo học để gợi ý phù hợp hơn; FIRST không gửi mật khẩu hay thông tin liên lạc của bạn tới nhà cung cấp AI.
• Đối tác đồng tổ chức một khóa học hoặc sự kiện cụ thể, chỉ với dữ liệu của người đăng ký chương trình đó và khi đã được thông báo trên trang chương trình.
• Người kiểm tra chứng nhận: bất kỳ ai có mã hoặc đường dẫn xác thực có thể xem họ tên, tên chương trình, ngày cấp và trạng thái của chứng nhận đó.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu theo quy định pháp luật, hoặc khi cần thiết để bảo vệ quyền, tài sản, sự an toàn của FIRST, người dùng hoặc công chúng.

5. Thông tin được hiển thị công khai

• Khi bài nghiên cứu của bạn được công bố: tên, ảnh đại diện, chức danh, đơn vị và tên đồng tác giả hiển thị cùng bài viết.
• Hồ sơ công khai và danh sách chứng nhận của bạn chỉ hiển thị khi bạn tự bật trong mục Chứng nhận tại Tài khoản của tôi; bạn có thể tắt bất kỳ lúc nào.
• Bình luận bạn đăng hiển thị cùng tên bạn đã nhập.

6. Mạng xã hội và tích hợp nền tảng bên thứ ba

• Kênh chính thức của FIRST: FIRST kết nối nền tảng với Trang Facebook, Zalo Official Account và tài khoản TikTok chính thức của Viện thông qua API do Meta, Zalo và TikTok cung cấp, nhằm đăng bài, hình ảnh giới thiệu nghiên cứu, khóa học, sự kiện của FIRST lên các kênh này. Thông qua các kết nối này, FIRST chỉ truy cập dữ liệu của chính tài khoản FIRST (ví dụ: tên trang, ID trang, thông tin cơ bản của tài khoản TikTok FIRST như open_id, tên hiển thị, ảnh đại diện) và quyền đăng nội dung. FIRST không thu thập dữ liệu tài khoản mạng xã hội của khách truy cập hay người theo dõi qua các API này.
• Mã truy cập (token) của các kết nối này được lưu trong hệ thống quản trị, chỉ quản trị viên được truy cập, và có thể bị thu hồi bất kỳ lúc nào từ phía FIRST hoặc trong phần cài đặt của Meta, Zalo, TikTok.
• Nội dung nhúng: video YouTube, Facebook, TikTok được nhúng trên website do các nền tảng đó cung cấp; khi bạn xem, các nền tảng này có thể đặt cookie và thu thập dữ liệu theo chính sách riêng của họ.
• Chia sẻ: khi bạn bấm chia sẻ chứng nhận lên LinkedIn hoặc nội dung lên mạng xã hội, bạn được chuyển sang nền tảng đó và việc đăng bài do bạn thực hiện trên tài khoản của mình.

7. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Một số nhà cung cấp dịch vụ của FIRST (ví dụ: máy chủ, dịch vụ email, nhà cung cấp mô hình AI) có thể đặt máy chủ ở ngoài Việt Nam. Khi đó, chúng tôi chỉ chuyển dữ liệu ở mức cần thiết, lựa chọn nhà cung cấp có cam kết bảo mật phù hợp và thực hiện các thủ tục theo quy định pháp luật Việt Nam về chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài.

8. Cookie và bộ nhớ trình duyệt

• Cookie cần thiết: duy trì phiên đăng nhập và bảo vệ biểu mẫu khỏi giả mạo. Thiếu các cookie này, bạn không thể đăng nhập.
• Tùy chọn hiển thị: lựa chọn giao diện sáng/tối và việc bạn đã đóng thanh thông báo được lưu trong bộ nhớ trình duyệt (localStorage) trên máy của bạn, không gửi về máy chủ.
• FIRST không dùng cookie quảng cáo. Nội dung nhúng của bên thứ ba có thể đặt cookie riêng (xem mục 6).

Bạn có thể xóa hoặc chặn cookie trong cài đặt trình duyệt; khi đó một số tính năng như đăng nhập có thể không hoạt động.

9. Thời gian lưu trữ

• Tài khoản và hồ sơ: trong thời gian tài khoản còn hoạt động và tối đa 12 tháng sau lần hoạt động cuối nếu bạn không yêu cầu xóa sớm hơn, trừ dữ liệu cần giữ theo các mục dưới đây.
• Đăng ký, kết quả học tập: trong thời gian cần thiết để tổ chức chương trình và giải quyết khiếu nại, và theo thời hạn lưu trữ chứng từ mà pháp luật yêu cầu đối với khoản học phí đã thanh toán.
• Chứng nhận: được lưu lâu dài để người được cấp và bên thứ ba có thể xác thực, trừ khi bạn yêu cầu hủy chứng nhận hoặc chứng nhận bị thu hồi.
• Bản tin: đến khi bạn hủy đăng ký.
• Nhật ký kỹ thuật: trong thời gian ngắn cần thiết cho mục đích an ninh.

Khi hết thời hạn, dữ liệu được xóa hoặc ẩn danh hóa.

10. Bảo mật dữ liệu

FIRST áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp: kết nối mã hóa HTTPS, mật khẩu được băm một chiều, phân quyền theo vai trò (thành viên không truy cập được khu vực quản trị), giới hạn số lần thử, sao lưu định kỳ và chỉ cho phép nhân sự có nhiệm vụ truy cập dữ liệu. Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối; nếu xảy ra sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

11. Quyền của bạn

Theo pháp luật Việt Nam, bạn có quyền:

• Được biết về hoạt động xử lý dữ liệu của bạn;
• Đồng ý hoặc không đồng ý, và rút lại sự đồng ý;
• Truy cập, xem và nhận bản sao dữ liệu của bạn;
• Chỉnh sửa dữ liệu không chính xác — phần lớn thông tin bạn có thể tự sửa tại Tài khoản của tôi;
• Yêu cầu xóa dữ liệu, hạn chế xử lý hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu;
• Hủy nhận bản tin bằng liên kết ở cuối mỗi email hoặc trong mục Hồ sơ của tài khoản;
• Khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định pháp luật.

Để thực hiện các quyền này, vui lòng liên hệ theo mục 14. Chúng tôi có thể đề nghị xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu và sẽ phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định.

12. Yêu cầu xóa dữ liệu

Bạn có thể yêu cầu xóa tài khoản và dữ liệu cá nhân của mình bất kỳ lúc nào:

• Gửi email tới daotao@first.edu.vn từ địa chỉ email đã đăng ký, tiêu đề “Yêu cầu xóa dữ liệu”, nêu rõ họ tên và tài khoản cần xóa.
• Chúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu trong vòng 3 ngày làm việc và hoàn tất việc xóa trong thời hạn pháp luật quy định, sau đó gửi email thông báo kết quả.
• Dữ liệu mà pháp luật bắt buộc lưu giữ (ví dụ chứng từ kế toán của khoản học phí đã nộp) sẽ được giữ đến hết thời hạn bắt buộc rồi mới xóa. Với chứng nhận đã cấp, bạn có thể chọn hủy chứng nhận hoặc giữ lại ở mức tối thiểu để vẫn xác thực được.
• Bài nghiên cứu đã công bố sẽ được gỡ hoặc chuyển thành ẩn danh theo lựa chọn của bạn và các đồng tác giả.

FIRST không lưu dữ liệu tài khoản Facebook, Zalo hay TikTok của khách truy cập. Nếu bạn cho rằng chúng tôi đang giữ dữ liệu nào của bạn có nguồn gốc từ các nền tảng này, hãy gửi yêu cầu theo cách trên và chúng tôi sẽ xóa.

13. Trẻ em

Dịch vụ của FIRST dành cho người từ 16 tuổi trở lên. Người dưới 16 tuổi chỉ được đăng ký khi có sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ. Nếu phát hiện đã thu thập dữ liệu của trẻ em khi chưa có sự đồng ý hợp lệ, chúng tôi sẽ xóa dữ liệu đó.

14. Liên hệ về dữ liệu cá nhân

• Đơn vị: Viện Công Nghệ FIRST
• Địa chỉ: Tầng 12, 48 Lê Văn Lương, Yên Hoà, Hà Nội
• Email: daotao@first.edu.vn
• Điện thoại: 0969555188 - 0968933279

15. Cập nhật chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này khi dịch vụ hoặc quy định pháp luật thay đổi. Ngày cập nhật được ghi ở đầu trang; với thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo qua email hoặc trên website trước khi áp dụng.